Seminar – Prozessmanagement
Moderationsmethoden für Prozessmanager

Konfliktsituationen hemmen häufig die Produktivität in Prozessworkshops. Unterschiedliche Meinungen, Interessen, Erfahrungen und Bedürfnisse der Teilnehmenden sollten berücksichtigt werden. Mit effektiven Methoden führen Sie spannungsgeladene Meetings zum Erfolg. Dies vereinfacht die Arbeit an Prozessen erheblich und steigert die Kreativität und Produktivität. Durch gemeinsame Gruppenarbeiten, Diskussionen und einen Erfahrungsaustausch schaffen Sie die Grundlage, um eine konstruktive, wertschätzende und zielgerichtete Zusammenarbeit aller Beteiligten im Rahmen von Prozessworkshops sicherzustellen.

Was ist ein Prozessworkshop?

Ein Prozessworkshop ist eine spezifische Art von Workshop, der darauf abzielt, Geschäftsprozesse zu analysieren, zu verbessern oder zu entwickeln. Hier kommen in der Regel Fachexperten, Prozessverantwortliche und andere relevante Stakeholder zusammen, um gemeinsam an der Gestaltung oder Optimierung eines bestimmten Geschäftsprozesses zu arbeiten.

Die Ziele eines Prozessworkshops können vielfältig sein und hängen von den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen des Unternehmens ab. Hier sind einige typische Ziele:

Prozessanalyse:
Die Teilnehmer untersuchen und analysieren den aktuellen Prozess, um Schwachstellen, Engpässe oder ineffiziente Abläufe zu identifizieren.

Prozessoptimierung:
Der Workshop zielt darauf ab, Lösungen und Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten, um den Prozess effizienter, schneller oder kostengünstiger zu gestalten.

Prozessdesign:
Falls es sich um die Einführung eines neuen Prozesses handelt oder ein bestehender Prozess überarbeitet werden soll, wird im Workshop das Design des neuen Prozesses entwickelt.

Problemlösung:
Wenn es spezifische Herausforderungen oder Probleme mit einem Prozess gibt, dient der Workshop dazu, diese Probleme zu erörtern und Lösungen zu erarbeiten.

Teamarbeit und Zusammenarbeit:
Der Prozessworkshop fördert die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den beteiligten Mitarbeitern, um ein besseres Verständnis für die Prozessabläufe zu entwickeln und gemeinsam Lösungen zu finden.

Welche Konflikte können in Prozessworkshops auftreten?

In Prozessworkshops können verschiedene Arten von Konflikten auftreten, da unterschiedliche Stakeholder mit verschiedenen Interessen und Perspektiven zusammenkommen, um an der Gestaltung oder Verbesserung von Geschäftsprozessen zu arbeiten. Hier sind einige häufige Konflikte, die in Prozessworkshops auftreten können:

Interessenkonflikte:
Verschiedene Teilnehmer können unterschiedliche Interessen und Prioritäten haben. Einige könnten sich mehr auf Kostenreduktion konzentrieren, während andere eine bessere Kundenerfahrung priorisieren. Diese unterschiedlichen Interessen können zu Konflikten führen, wenn es darum geht, die bestmögliche Lösung für den Prozess zu finden.

Kommunikationskonflikte:
Missverständnisse oder unklare Kommunikation können während des Workshops auftreten und zu Fehlinterpretationen führen. Wenn die Teilnehmer nicht effektiv kommunizieren, können Konflikte entstehen, die den Fortschritt behindern.

Hierarchische Konflikte:
In größeren Organisationen können hierarchische Konflikte entstehen, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen der Unternehmensstruktur an einem Workshop teilnehmen. Hierarchische Unterschiede können dazu führen, dass einige Meinungen und Vorschläge als weniger wichtig angesehen werden.

Kompetenzkonflikte:
Wenn sich Teilnehmer in ihrem Fachwissen oder ihrer Erfahrung unterscheiden, kann es zu Konflikten kommen, wenn eine Person das Fachwissen einer anderen in Frage stellt oder nicht respektiert.

Widerstands- oder Veränderungskonflikte:
Wenn es um die Optimierung oder Umgestaltung eines bestehenden Prozesses geht, können einige Teilnehmer widerstrebend sein und Veränderungen ablehnen. Diese Widerstandshaltung kann zu Konflikten führen, die die Umsetzung von Verbesserungen behindern.

Wie kann man Konflikten in Meetings vorbeugen?

Die Vorbeugung von Konflikten in Meetings erfordert eine sorgfältige Planung, Kommunikation und Moderation. Hier sind einige Strategien, die Ihnen helfen können, Konflikte von vornherein zu minimieren:

Klare Agenda:
Stellen Sie sicher, dass die Agenda des Meetings im Voraus an die Teilnehmer kommuniziert wird. Klare und spezifische Themenpunkte helfen den Teilnehmern, sich vorzubereiten und sich auf die relevanten Diskussionen zu konzentrieren.

Klare Ziele:
Definieren Sie die Ziele des Meetings deutlich. Wenn alle Teilnehmer verstehen was erreicht werden soll, wird es weniger Raum für Missverständnisse und Unsicherheiten geben.

Relevante Teilnehmer:
Laden Sie nur diejenigen Personen zum Meeting ein, die tatsächlich am Thema interessiert oder beteiligt sind. Übermäßige Teilnehmerzahl kann zu Verwirrung führen und unnötige Konfliktpotenziale schaffen.

Moderation:
Ein erfahrener Moderator kann die Diskussionen lenken, offene Kommunikation fördern und unproduktive Konflikte rechtzeitig erkennen und lösen.

Regeln für Diskussionen:
Legen Sie klare Regeln für die Diskussionen fest, wie z. B. das Recht auf Meinungsäußerung, das Zuhören anderer Teilnehmer und die Vermeidung von persönlichen Angriffen.

Ihr Nutzen

• Sie können die Kernelemente eines Prozessworkshops erläutern.
• Sie lernen, welche Moderationsrolle zur jeweiligen Aufgabe passt.
• Die Schritte zur Vor- und Nachbereitung von Prozessworkshops sind Ihnen bekannt.
• Sie setzen die Moderationsmethoden Blitzlicht, Einpunktfrage, Zuruffrage und Kartenabfrage in Prozessworkshops zielorientiert ein.
• Sie verstehen die Methoden "Zirkuläre Fragen" und "These" in spannungsgeladenen Meetings einzusetzen.

Teilnahmevoraussetzungen

Grundlegende Kenntnisse im Prozessmanagement werden vorausgesetzt.

Teilnehmer

Prozessmanager, Prozesseigner, Prozessverantwortliche, Qualitätsmanager, Fach- und Führungskräfte aus allen Branchen, Managementbeauftragte, Prozessdesigner und Prozessbeauftragte sowie Qualitätsmanager und Qualitätsbeauftragte

Inhalte

• Basiswissen Moderation
• Kernelemente eines Prozessworkshops
• Gesprächsführung in Meetings
• Moderationszyklus – Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung
• Konflikten in schwierigen Moderationssituationen vorbeugen
• 4,5 Rollen der Moderation
• Methoden in spannungsgeladenen Meetings

Besondere Hinweise

Dieses Training eignet sich für die Verlängerung (Rezertifizierung) von Zertifikaten im Bereich "Audit".

Wir empfehlen zur Vorbereitung den Besuch der Lehrgänge Prozessmanagement Grundlagen bzw. Prozessmanager oder Qualitätsmanagement I und II oder Qualitätsmanagement im Gesundheits- und Sozialwesen I und II.

 

Für Online-Trainings gilt:

Das Format eignet sich besonders für diejenigen, die sich gerne ortsungebunden und in Teilen selbstständig mit Hilfe digitaler Anwendungen neues Wissen aneignen möchten.

Ablauf des Online-Trainings:

09:00 - 12:30 Uhr Online-Phase mit virtuellen Gruppenübungen

12:30 - 13:30 Uhr Mittagspause

13:30 - 17:00 Uhr Online-Phase mit virtuellen Gruppenübungen

Fragen zu unseren Online-Trainings und den Technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an dem Online-Training finden Sie hier in unseren FAQs.

 

• Termine

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